Kaip atsikratyti projektų „antsvorio“?

2019-01-09Projektų valdymas
Untitled

Per daug iniciatyvų ir projektų

Pastaruoju metu organizacijos vienu metu vykdo daug iniciatyvų, tačiau vadovai negali tiksliai įvardinti arba nėra tikri, kokią įtaką tai daro organizacijai. Dažnai vienu metu startuoja projektai, reikalaujantys vadovų dėmesio IT, pardavimų, klientų aptarnavimo, naujų produktų ir kt. klausimais. Klausimų kyla tiek daug, kad vadovai jaučiasi spaudžiami, prarandama koncentracija į strateginius organizacijos tikslus, svarbioms sritims skiriama daug mažiau dėmesio. Per didelis iniciatyvų skaičius skatina darbuotojus „perdegti“, kelia grėsmę juos prarasti ir kartu neigiamai veikia organizacijos produktyvumą.

Identifikuojamos 7 pagrindinės perteklinio iniciatyvumo priežastys:

1.       Nevertinama įtaka – neįvertinamas iniciatyvų skaičius ir jų daroma įtaka. Trūksta įrankių/ priemonių jas stebėti ir valdyti, iniciatyvos priskiriamos ne savo noru vykdyti vadovams bei darbuotojams.

2.      Daugialypio poveikio ignoravimas – daugelis vadovų fokusuojasi tik į savo padalinių iniciatyvas bei projektus, jų prioritetines sritis, nematydami kitų padalinių situacijos ir viso organizacijos vaizdo, nesuvokia dalies projektų daromo poveikio bendru kontekstu.

3.      Keitimasis parama – „palaikysiu jūsų iniciatyvas, jei palaikysite mano“. Tai veda prie daugybės pažadų ką nors įvykdyti ir projektų, kurie bus tiesiog dirbtinai palaikomi, tačiau naudos neatneš.

4.      Nefinansavimas – iniciatyvos dažnai pradedamos be joms skirto finansavimo – nusprendžiama įgyvendinti tam tikrus projektus, tačiau tam nenumatoma nei finansavimo, nei kitų reikalingų išteklių. To pasekmė – iššvaistoma daug laiko ir resursų.

5.      Laikinas, neefektyvus sprendimas („band-aid“ iniciatyvos) – greitas ir dažniausiai neefektyvus problemos sprendimas, malšinantis tik simptomus, o ne pagrindinę priežastį. Pradėjus projektus, kurie turėtų išspręsti rimtas problemas, paaiškėja, kad neturima reikiamos kompetencijos ir niekas negali to deramai įgyvendinti. Tai laikinas, paviršutiniškas ir todėl neveiksmingas problemos sprendimas.

6.      Trumparegiškas požiūris – organizacijoms susidūrus su mažėjančiu žmonių skaičiumi, darbo krūvis neperskirstomas tikintis, kad likę darbuotojai didesnį krūvį persikels ant savo pečių.

7.      Iniciatyvinė inercija – organizacijoms pritrūksta valios ir priemonių stabdyti iniciatyvas. Iniciatyvos bei projektai tampa nebeaktualūs, bet procesas toliau tęsiamas ir finansuojamas iš inercijos.

“Per didelis iniciatyvų skaičius skatina „perdegti“, kelia grėsmę juos prarasti ir kartu neigiamai veikia organizacijos produktyvumą.”

Kaip reikėtų tai spręsti?

Prieš imantis įgyvendinti bet kokią iniciatyvą, vertėtų:
– Paanalizuoti planuojamo projekto kontekstą: kokią problemą tai padės išspręsti? Kokia informacija rodo, kad gausime norimą poveikį?
– Įvertinti išteklius: koks yra tikrasis žmogiškųjų ir kitų išteklių poreikis? Kas atliks palaikymo funkciją? Kiek tai pareikalaus vadovų ir kitų susijusių darbuotojų laiko bei kokių kompetencijų reikės? Kaip palyginsime poreikį ir potencialų poveikį verslui? Ar nauda viršys sąnaudas? Ar organizacija gali imtis įgyvendinti iniciatyvą, projektą?
– Suinteresuotųjų šalių parama: kas yra pagrindinės suinteresuotosios šalys? Kokių veiksmų reikės imtis jas valdyti bei palaikyti iniciatyvą, projektą?
– Nustatyti ribas: kokių kompromisų gali prireikti, t.y., jei rinksimės įgyvendinti projektą „x“, ko galbūt nepadarysime? Koks ilgiausias priimtinas projekto „x“ įgyvendinimo procesas ir tvarkaraštis?

Daug iniciatyvų vienu metu, visos svarbios, rezultatų tikimasi greitai. Dažna to pasekmė – reikalingiausi darbuotojai, nepatenkinti dėl padidėjusios atsakomybės ir per didelių darbo krūvių, nusprendžia pasitraukti iš organizacijos.

Mažiau yra daugiau!

Nors ir sudėtinga, galima kovoti su projektų „antsvoriu“ ir iniciatyvų pertekliumi sutelkiant organizacinius išteklius į strategiškai svarbias sritis ir projektus. Kiekvieną iniciatyvą reikėtų vertinti atsakant į du pagrindinius klausimus:

1.      Ar tai turės teigiamos įtakos verslui?

2.      Ar tai turės teigiamos įtakos kultūrai?

“Organizacijos, mokančios pasakyti „ne“, yra daug pranašesnės.”

Geriausias būdas išvengti iniciatyvų pertekliaus – susitarti ir/ar sukurti sistemą, kada ir kaip organizacija vertina iniciatyvas, kiek jų gali imtis ir pan. Organizacijos, mokančios pasakyti „ne“, yra daug pranašesnės. Darbuotojai gali susikoncentruoti, išmintingai panaudoti savo kūrybinę energiją bei produktyvumą, o organizacija tikslingai vystytis ir daugiau pasiekti prioritetinėse srityse.

Šaltinis: HBS, 2018. Why Companies Won’t Let Bad Projects Die